Informacja przedstawiona przez wójta Gminy Ostrów Wielkopolski Dariusza Pryczaka podczas sesji pokazała, że nie chodzi o zmianę dla samej zmiany, lecz o uporządkowanie systemu obsługi, poprawę dostępności oraz stworzenie bardziej funkcjonalnych warunków do załatwiania spraw urzędowych.

– Sprawna obsługa mieszkańców wymaga dziś nie tylko kompetentnej kadry, ale również odpowiedniej przestrzeni. W przypadku Gminy Ostrów Wielkopolski coraz wyraźniej widać, że obecny budynek Urzędu Gminy przestał odpowiadać skali zadań samorządu i rosnącym potrzebom petentów – tłumaczy wójt Dariusz Pryczak.

Obecny budynek nie odpowiada już skali pracy urzędu

Podczas nadzwyczajnej sesji wskazano wprost, że obecne warunki lokalowe stają się coraz większym ograniczeniem w codziennym funkcjonowaniu urzędu. Problemem jest nie tylko liczba mieszkańców odwiedzających urząd, ale również rosnąca ilość dokumentacji i materiałów, które samorząd musi przechowywać i obsługiwać. Jak zaznaczono, budynek przy ul. Gimnazjalnej 5 jest dziś zbyt mały w stosunku do realnych potrzeb administracyjnych, a dalsze funkcjonowanie w takim układzie staje się coraz trudniejsze.

– Urząd gminy nie jest miejscem symbolicznym, lecz instytucją codziennego kontaktu mieszkańców z samorządem. To tutaj załatwiane są sprawy podatkowe, obywatelskie, środowiskowe, planistyczne czy socjalne. Jeżeli przestrzeń nie nadąża za zakresem obowiązków, odbija się to nie tylko na komforcie pracy urzędników, ale przede wszystkim na jakości obsługi mieszkańców. Zależy nam na sprawnej obsłudze naszych mieszkańców – dodaje wójt.

Trudności lokalowe to realny problem

W czasie obrad zwrócono uwagę na bardzo konkretny wymiar tych ograniczeń. Jednym z przykładów jest dostęp do referatów zlokalizowanych na wyższych kondygnacjach. Wskazano, że dziś mieszkańcy mają utrudniony dostęp do części pomieszczeń, między innymi tych, w których wydawane są warunki zabudowy. To szczególnie istotne dla osób starszych, osób z niepełnosprawnościami oraz wszystkich tych, dla których barierą stają się schody i układ komunikacyjny budynku. Brak windy powoduje, że w wielu przypadkach pracownicy planowania przestrzennego schodzą na parter, aby obsłużyć petentów, co często odbywa się w przestrzeni ogólnodostępnej.

– Nowoczesny urząd powinien być dostępny bez dodatkowych przeszkód. Mieszkaniec nie powinien zastanawiać się, czy da radę wejść na piętro, czy odnajdzie właściwy pokój i czy załatwienie jednej sprawy będzie wymagało przemieszczania się między kilkoma lokalizacjami. Właśnie dlatego potrzeba wyjścia poza mury obecnego budynku wynika nie z ambicji inwestycyjnej, ale z konieczności poprawy codziennej obsługi – tłumaczy Dariusz Pryczak.

Drugim istotnym obszarem jest archiwizacja dokumentów. Obecnie archiwum zakładowe mieści się poza urzędem, w Przedsiębiorstwie Usług Komunalnych, a dostępna tam przestrzeń przestaje wystarczać. Jednocześnie rosnąca ilość dokumentacji powoduje przeciążenie stropów w obecnym budynku. Podczas obrad wskazano także na zalecenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, które ograniczają możliwość stałego użytkowania części pomieszczeń. To pokazuje, że problem dotyczy nie tylko wygody, ale także organizacji pracy i bezpieczeństwa.

Jeden samorząd, jedno miejsce, bardziej czytelna obsługa

Jednym z najważniejszych argumentów przemawiających za zmianą jest możliwość lepszego uporządkowania usług świadczonych mieszkańcom. Celem nie jest jedynie pozyskanie większego budynku, ale stworzenie takiego układu organizacyjnego, który pozwoli skupić kluczowe funkcje samorządu w sposób bardziej czytelny dla petentów.

W trakcie sesji przedstawiono założenie, zgodnie z którym część usług dla mieszkańców pozostałaby w obecnym budynku, ale zostałaby lepiej rozmieszczona i udostępniona. Na parterze miałyby działać m.in. podatki, ochrona środowiska i referat obywatelski, czyli te obszary, z których mieszkańcy korzystają najczęściej. Jednocześnie nowy obiekt, położony vis-à-vis obecnego urzędu, pozwoliłby przejąć część zadań administracyjnych i organizacyjnych, zapewniając większą powierzchnię użytkową, lepszą komunikację wewnętrzną i bardziej racjonalny podział funkcji. Chodzi również o skupienie w jednym rejonie usług samorządowych oraz usług Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, który obecnie działa w budynku dawnego Urzędu Gminy przy al. Powstańców Wielkopolskich 12.

Dostępność i nowoczesne wyposażenie mają znaczenie

W przedstawionych podczas sesji argumentach wyraźnie wybrzmiała także kwestia standardu technicznego. Rozważany obiekt naprzeciwko obecnego urzędu ma być przygotowany zarówno pod kątem teleinformatycznym, jak i pod względem dostępności dla osób z niepełnosprawnościami. Wskazano obecność windy, lepszy układ komunikacyjny oraz rozwiązania odpowiadające współczesnym wymaganiom wobec budynków administracji publicznej.

Rozwiązanie racjonalne także finansowo

W debacie podkreślono, że rozważane rozwiązanie jest analizowane również pod kątem finansowym. Zwrócono uwagę, że budowa zupełnie nowego obiektu od podstaw oznaczałaby koszt rzędu 10 do 15 mln zł, co przy obecnych priorytetach inwestycyjnych gminy byłoby wydatkiem trudnym do uzasadnienia i nieracjonalnym. Wskazano, że samorząd musi równolegle realizować zadania drogowe, oświatowe i inne inwestycje ważne dla mieszkańców.

– Pozyskanie istniejącego budynku jest naszym zdaniem rozwiązaniem bardziej racjonalnym. W Wieloletniej Prognozie Finansowej zabezpieczono już wcześniej kwotę na poziomie około 2,8 mln zł. Mamy możliwość rozłożenia zakupu na raty. Zakładamy także model, w którym bank nadal funkcjonowałby w części obiektu przez kolejne lata, co dawałoby gminie dodatkowy przychód. Mamy również nabywcę naszego dawnego budynku urzędu. Jest to pewny partner, jednostka samorządu terytorialnego, zainteresowana pozyskaniem tej nieruchomości. Środki ze sprzedaży pozwoliłyby sfinansować zakup nieruchomości przy ul. Gimnazjalnej 6. Szukamy rozwiązania, które poprawi jakość naszych usług bez rezygnacji z ważnych dla mieszkańców inwestycji – wyjaśnia wójt.

Multifunkcyjność, odnawialne źródła energii oraz parking

Podczas sesji wskazano również, że nowy obiekt dawałby dodatkowe możliwości związane z przestrzenią podziemną, garażami oraz miejscem schronienia wymaganym obecnie przez przepisy dotyczące obrony ludności i obrony cywilnej. Obecność instalacji fotowoltaicznej została wskazana jako dodatkowy atut infrastrukturalny, a także ważny element w działalności Spółdzielni Energetycznej Gminy Ostrów Wielkopolski.

Podniesiono także kwestie, które z pozoru mogą wydawać się techniczne, ale w praktyce mają duże znaczenie dla sprawności urzędu. Jedną z nich jest brak odpowiedniej liczby miejsc parkingowych dla petentów. Jak wskazano, problem ma charakter stały, a gmina musi korzystać z wynajmowanych parkingów, aby urząd mógł funkcjonować w obecnym układzie. Radni poparli ten pomysł jednogłośnie, co otwiera drogę do negocjacji.